Bij de tweede kamer ligt momenteel een voorstel om de arbeidsomstandighedenwet aan te passen. Deze wijziging zou het organisaties wettelijk verplicht maken om een vertrouwenspersoon te hebben. Op het moment is een vertrouwenspersoon nog niet verplicht voor organisaties maar als het aan de indiener van het wetsvoorstel ligt komt hier snel verandering in.
Maar wat zijn nu eigenlijk de taken en verantwoordelijkheden van een vertrouwenspersoon en waarom is een vertrouwenspersoon belangrijk? We leggen het uit in deze blog.
Een vertrouwenspersoon is een contactpersoon binnen een organisatie aan wie medewerkers vertrouwelijke zaken kwijt kunnen. Denk bijvoorbeeld aan situaties op het werk waarin sprake is van pesten, seksuele intimidatie, agressie of discriminatie. Deze ongewenste omgangsvormen kunnen intern ontstaan, onder collega’s of leidinggevende maar denk ook aan externe partijen waarbij ongewenst gedrag voor kan komen. Bijvoorbeeld een leverancier of een klant. In principe kan iedere organisatie te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen.
Taken van de vertrouwenspersoon
De taken en verantwoordelijkheden van een vertrouwenspersoon zijn niet zo eenvoudig als vaak wordt gedacht. De casussen waarmee medewerkers te maken krijgen kunnen erg complex zijn. Om de belangrijkste taken van een vertrouwenspersoon toe te lichten wordt onderscheid gemaakt in voor, tijdens en na een onprettige situatie op de werkvloer.
Allereerst voor, hiermee wordt voorlichting en preventie bedoelt. Een belangrijke taak van de vertrouwenspersoon is het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenste omgangsvormen. Daarnaast zijn voorlichtingen ook bedoelt om medewerkers bewust te maken van de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon. Medewerkers moeten een vertrouwenspersoon goed weten te vinden.
Naast voorlichting en preventie is een belangrijke taak van de vertrouwenspersoon het opvangen, begeleiden en ondersteunen van medewerkers wanneer zij een onprettige situatie op de werkvloer mee hebben gemaakt. De vertrouwenspersoon luistert naar het verhaal van de medewerker en zoekt samen met hem of haar naar oplossingen.
Aan de vertrouwenspersoon ook de taak om ongewenste omgangsvormen binnen de organisatie te analyseren. Zijn er wellicht trends te zien in de meldingen die binnen komen? Naast het analyseren is het ook aan de vertrouwenspersoon om de directie of het managementteam op de hoogte te brengen van eventuele trends en op basis daarvan adviezen uit te brengen.
Al deze taken voert de vertrouwenspersoon uit met een geheimhoudingsplicht. Medewerkers moeten hun verhaal in vertrouwen kunnen doen. Twijfelen medewerkers aan de geheimhoudingsplicht van een vertrouwenspersoon? Dan zullen zij zich niet langer tot de vertrouwenspersoon wenden.
Waarom een vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon is (nog) niet verplicht. Wel ben je als werkgever volgens de Arbowet verplicht om medewerkers te beschermen tegen psychosociale belasting. Anders gezegd, je bent als werkgever verplicht een veilige werkplek te creëren en behouden.
Zoals omschreven is een vertrouwenspersoon verantwoordelijk voor preventie op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Het voorkomen van ongewenste omgangsvormen draagt bij aan het creëren van een veilige werkplek.
Ook is het voor medewerkers niet altijd even makkelijk om ongewenste omgangsvormen aan te kaarten. Laat staan als er geen persoon in de organisatie aanwezig is bij wie ze iets in vertrouwen kunnen melden. Een vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor het aankaarten van ongewenste omgangsvormen. Op het moment dat ongewenste omgangsvormen door een vertrouwenspersoon opgepakt worden, draag je als werkgever bij aan een veilige werkplek. Een veilige werkplek draagt op zijn beurt weer bij aan gelukkige, duurzaam inzetbare medewerkers.
Interne of externe vertrouwenspersoon
Er bestaat geen regel die bepaalt of er een interne of externe vertrouwenspersoon binnen jouw organisatie aan gewezen moet worden. Wel is het goed om een bewuste keuze te maken voor een interne- of externe vertrouwenspersoon. Beide kent voor- en nadelen. Zo is een interne vertrouwenspersoon beter bekent met de bedrijfscultuur en de collega’s. Ook is een interne vertrouwenspersoon altijd aanwezig. Een externe vertrouwenspersoon is daarentegen onafhankelijk en kan makkelijker een objectieve houding aannemen.
Belangrijk is namelijk dat medewerkers het idee hebben dat een vertrouwenspersoon volledig onafhankelijk zijn of haar werk kan doen. Bij een externe vertrouwenspersoon is dit makkelijker dan bij een interne vertrouwenspersoon. Een interne vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld een HR-functionaris, kan al snel met belangenverstrengeling te maken krijgen. Dit kan de geheimhoudingsplicht en rol van de vertrouwenspersoon in gevaar brengen.
Ook is de rol van vertrouwenspersoon geen rol die je er ‘even’ bij doet. Zoals omschreven zijn de taken en verantwoordelijkheden van de vertrouwenspersoon niet zo eenvoudig als vaak gedacht. Een externe vertrouwenspersoon is vaak vakkundig en getraind voor complexe casussen op het gebied van ongewenste omgangsvormen.
Uiteraard is het ook mogelijk om zowel een interne- als externe vertrouwenspersoon aan te wijzen. Een medewerker kiest dan zelf bij welke vertrouwenspersoon hij of zij zich prettig voelt.
Hulp nodig?
De adviseurs van B-Talented kunnen in jouw organisatie fungeren als vakkundig externe vertrouwenspersoon. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem gerust contact op met één van onze HR-adviseurs.
Marlijn Zwijgers
HR adviseur bij B-Talented
Reactie plaatsen
Reacties