Volgens het RIVM is er sinds een aantal weken een griepepidemie in Nederland. Het aantal mensen dat de huisarts bezoekt met griepachtige klachten is volgens hen in de afgelopen weken flink toegenomen. Wellicht merk je dit ook in jouw organisatie. Medewerkers die te ziek zijn om op het werk te verschijnen maar misschien ook medewerkers die ondanks hun griepachtige klachten toch op het werk verschijnen. Respectievelijk wit verzuim en roze verzuim. Maar hoe zat het ook alweer met die verschillende type verzuim? En misschien nog wel belangrijker; hoe ga je als werkgever om met deze verschillende type verzuim?
Het voorkomen van verzuim is natuurlijk altijd beter dan genezen. Maar iedere werkgever heeft nou eenmaal te maken met ziekmeldingen. We zoomen in onderstaand artikel in op situaties waarin de ziekmelding (welke kleur dan ook) er al is. Om verzuim te voorkomen is het namelijk belangrijk om eerst de verschillende soorten verzuim goed te begrijpen.
Wit verzuim
Om te beginnen met wit verzuim. Dit is het soort verzuim waarbij een medewerker echt ziek/arbeidsongeschikt is. De medewerker kan zijn of haar werkzaamheden niet uitvoeren om aantoonbare (mentale of fysieke) medische redenen. Wit verzuim kan kortdurend zijn, denk aan een medewerker met de op het moment heersende griep maar wit verzuim kan ook langdurend zijn. Denk hierbij aan een medewerker die verzuimt vanwege een ingrijpende operatie of een burn-out. We spreken van kortdurend wit verzuim wanneer een medewerker tot 4 weken ziek is. Vanaf 4 weken spreken we van langdurend wit verzuim.
Bij kortdurend wit verzuim is het aan te raden goed contact te onderhouden met de medewerker. Zo kan je op het moment dat de medewerker zich ziekmeldt gelijk afspreken wanneer jullie eerstvolgende contact moment is. Zo houd je grip op het kortdurende verzuim en voorkom je dat het verzuim langdurig wordt. Blijft de medewerker toch langer ziek dan was voorzien? Dan is het belangrijk om de Wet Verbetering Poortwachter goed op te volgen. Laat je hierbij ondersteunen door jouw arbodienst of een (externe) casemanager.
Grijs verzuim
Grijs verzuim is het type verzuim waarbij de medewerker niet helemaal fit is maar wel (geheel of gedeeltelijk) kan werken. Ondanks dat deze medewerker eigenlijk wel kan werken meldt hij of zij zich toch ziek. Denk bij grijs verzuim bijvoorbeeld aan een lichte verkoudheid. Bij grijs verzuim is het vaak lastig te bepalen of een medewerker nu wel of niet in staat is om te werken. Onder grijs verzuim valt ook die ene medewerker die voor jouw gevoel langer thuisblijft dan nodig. Dat laatste zien we vaak gebeuren aan het einde van de werkweek. Op donderdag verwacht de medewerker dat hij of zij na het weekend weer present zal zijn. Hierbij wordt de vrijdag bestempeld als grijs verzuim omdat er op deze werkdag mogelijk al sprake is van inzetbaarheid van deze medewerker.
Hoe je als werkgever omgaat met grijs verzuim kan een wezenlijk verschil maken in je verzuimcijfers. Bij grijs verzuim is het belangrijk om goed door te vragen naar de beperkingen van de medewerker en vooral in te zoomen op de mogelijkheden. Wat kan deze medewerker wel ondanks zijn of haar verzuim? Een receptionist die wegens heesheid de telefoon niet op kan nemen is natuurlijk hartstikke vervelend. Dit hoeft echter niet te betekenen dat deze medewerker ziek thuis moet blijven. Er zullen vast andere werkzaamheden zijn die deze receptionist op kan pakken, totdat ze weer in staat is om haar eigen werk te doen. Het feit dat de medewerker tijdelijk het eigen werk niet volledig kan doen, betekent dat medewerker mogelijk wel geschikt is om andere taken uit te oefenen.
Zwart verzuim
Dan het zwarte verzuim, ofwel fraudeverzuim. Dit is het type verzuim waarbij een medewerker zich onterecht ziekmeldt. De medewerker zegt dat hij of zij griep heeft maar gaat bijvoorbeeld een vriend helpen verhuizen of zorgen voor een ziek kind. Bij een onterechte verzuimmelding is de medewerker zelf niet arbeidsongeschikt, maar is de medewerker op zoek naar een mogelijkheid om die dag niet te hoeven werken. In een dergelijke situatie wordt misbruik gemaakt van het verzuimreglement binnen jouw organisatie. De medewerker kan simpelweg niet aantonen dat hij of zij ziek/arbeidsongeschikt is. Feitelijk dient de medewerker dan te komen werken of er moet sprake zijn van een gezamenlijk af te stemmen verlofsituatie.
Omgaan met zwart verzuim is voor een werkgever niet eenvoudig. Zwart verzuim kan moeilijk te bewijzen zijn. Bij zwart verzuim is het net als bij grijs verzuim daarom erg belangrijk om goed door te vragen naar de (on)mogelijkheden van de medewerker. Door dergelijke vragen te stellen kan achterhaald worden of er sprake is van zwart verzuim ofwel fraude. Heb je goed doorgevraagd en vermoed je zwart verzuim? Een huisbezoek kan zwart verzuim bevestigen. Dit geeft ook aanleiding om de medewerker te confronteren met je bevindingen. In een verzuimprotocol leg je jouw regels vast over hoe jij om gaat met een verzuimmelding en welke verplichtingen over en weer gelden. Leg vast dat een medewerker een ziekmelding altijd telefonisch bij zijn leidinggevende moet doorgeven.
Roze verzuim
Tot slot het roze verzuim. Een type verzuim dat minder bekend is onder werkgevers maar desalniettemin erg belangrijk is om te herkennen en om goed mee om te gaan. Roze verzuim is het soort verzuim waarbij een medewerker aanwezig is op het werk maar eigenlijk ziek/arbeidsongeschikt is. Roze verzuim zie je dus niet terug in je verzuimcijfers. Echter heeft roze verzuim wel invloed op een aantal andere belangrijke zaken. Denk bijvoorbeeld aan de verminderde productiviteit van deze zieke medewerker, maar denk ook aan het beeld dat de zieke medewerker schept bij collega’s. Andere collega’s zijn wellicht bang om aangestoken te worden met de griep door deze collega of vragen zich af mag een medewerker nog wel gewoon ziek zijn van de werkgever?
Roze verzuim komt veelal voor bij erg loyale medewerkers. Maar hoe ga je als werkgever om met roze verzuim? Stuur allereerst een medewerker die echt ziek is naar huis. Zorg ervoor dat zijn of haar werk (gedeeltelijk) over wordt genomen door een collega en laat dit deze collega vooral weten. Dat zal de medewerker wellicht geruststellen waardoor de medewerker zich makkelijker overgeeft aan het verzuim. Roze verzuim is vaak een voorbode van langdurig verzuim. Ontvang je signalen (van collega’s) over de inzetbaarheid van een medewerker? Ga het gesprek aan en zoek samen naar oplossingen om de tijdelijke verminderde belastbaarheid inzichtelijk te maken en het werk daarop aan te passen.
Hulp nodig?
Iedere kleur verzuim kent dus een andere aanpak, die niet allemaal even eenvoudig zijn. Vermoed je zwart verzuim bij een medewerker of herken je juist roze verzuim en wil je hier pro-actief mee aan de slag? Onze HR-adviseurs en casemanagers adviseren, ondersteunen en begeleiden bij ieder type verzuim. Neem gerust eens contact met ons op.
Marlijn Zwijgers
HR adviseur B-Talented
Reactie plaatsen
Reacties